ClevHR

Succesverhaal Vitens: Integraties als sleutel tot een succesvolle overstap naar SAP Employee Central Payroll

Als grootste drinkwaterbedrijf van Nederland voorziet Vitens dagelijks miljoenen mensen van schoon drinkwater. Om hun HR-processen toekomstbestendig te maken, koos Vitens voor een overstap van de bestaande on-premise SAP HCM-oplossing voor Payroll en Time naar SAP Employee Central Payroll (ECP). Een belangrijk onderdeel van dit traject was het integratiedomein: het herinrichten van de informatie-uitwisseling tussen verschillende systemen. Hierbij was ons team verantwoordelijk voor de realisatie van alle integraties — zowel standaard als maatwerk — met als doel een soepele en betrouwbare overgang.

Van SAP HCM naar SAP SuccessFactors
Vitens werkte al sinds 2021 met SAP SuccessFactors Employee Central (SFEC) voor personeelsadministratie. In het nieuwe landschap zou SFEC ook als bron gaan dienen voor diverse processen die voorheen afhankelijk waren van SAP HCM. Dat betekende dat bestaande integraties opnieuw moesten worden ingericht, waarbij de datastromen verlegd werden van SAP HCM naar SFEC.

We maakten daarbij gebruik van de standaard integratieoplossingen van SAP waar mogelijk. Zo hebben we onder andere de volgende componenten geïmplementeerd:

•  Medewerkerreplicatie van SAP SuccessFactors naar SAP S/4HANA

•  Tijdregistratie-integraties via CATS (Cross-Application Time Sheet)

•  Payroll journaalposten richting de financiële administratie

Dankzij deze bewezen oplossingen konden we de complexiteit beperken en de betrouwbaarheid van de integraties borgen.

Maatwerk voor specifieke processen
Naast de standaardintegraties had Vitens ook behoefte aan maatwerkoplossingen voor processen waarvoor geen out-of-the-box ondersteuning beschikbaar was. In samenwerking met de HR- en IT-afdelingen van Vitens hebben we verschillende maatwerkstromen ontwikkeld. Denk hierbij aan:

•  De verwerking van verzuimmeldingen uit een externe add-on naar SAP SuccessFactors Employee Central

•  De verwerking van verzuimregistraties uit CATS via SAP ECP naar SFEC Time Off

•  De opbouw van Tijd-voor-Tijd (TvT) saldo’s op basis van overwerk in CATS, met verwerking naar Time Off in SuccessFactors

Deze maatwerkoplossingen zorgen ervoor dat de processen naadloos blijven aansluiten op de manier waarop Vitens gewend was te werken, terwijl de onderliggende technologie een flinke stap vooruit heeft gezet.

Een toekomstbestendig HR-landschap
Dankzij een nauwe samenwerking met Vitens en een duidelijke focus op integraties, is de overgang naar SAP Employee Central Payroll succesvol verlopen. Het resultaat is een stabiel en schaalbaar HR-landschap waarin zowel standaard- als klantspecifieke processen optimaal worden ondersteund.

Door slimme inzet van standaard SAP-integraties en gerichte maatwerkoplossingen is Vitens nu klaar voor de toekomst — met moderne technologie, gestroomlijnde processen en een solide basis voor verdere digitale transformatie binnen HR.